7 consigli su come organizzare un evento aziendale

Gli eventi aziendali stanno diventando sempre più importanti, soprattutto per distinguersi dalla massa che, utilizzando le stesse tecnologie, tende al contrario ad amalgamarsi. Diviene allora importante, cercare di organizzare un evento aziendale che rispecchi quanto più possibile il marchio, la sua filosofia e la sua mission.

Arriviamo subito al dunque della nostra richiesta:
1) Da dove partire

Bene innanzitutto bisognerà capire il motivo del nostro evento, perché lo stiamo facendo e cosa vogliamo comunicare al pubblico. Una volta definiti per bene gli scopi e gli obiettivi del nostro evento possiamo passare al secondo punto.

2) Data e Ora

Bisognerà definire bene il giorno e l’orario prescelti per l’evento. Questo da un lato ci darà la possibilità di avere una scadenza predefinita di modo tale da organizzarsi per tempo tutte le variabili. Importantissimo sarà quindi, anche in base alla portata dell’evento, definire una data che sia non troppo pretenziosa (tipo due giorni a partire da oggi; oppure il 1°maggio se vi trovate in Italia, se si tratta di un evento aziendale dubito che qualcuno abbia il piacere di venire il giorno della Festa dei lavoratori). D’altro canto definire il mese, giorno e orario ci aiuterà a capire da dove partire per il punto 3.

3) Scelta della Location

La location è il primo vero punto a cui dovrete dedicarvi concretamente. È l’elemento più importante per la riuscita del vostro evento che, essendo in questo caso aziendale, avrà bisogno di alcuni dettagli piuttosto che altri, in base anche all’azienda e al suo tipico tone of voice. Quindi se si tratta di un’azienda seria e prestigiosa, una struttura con vetrate, tavoli e sedute a poltroncina sarà sicuramente più indicata di un locale con piscina o su un prato. La scelta del luogo perfetto, è sicuramente vincolata dalle condizioni meteo, ecco perché capire prima il periodo e l’orario dell’evento, aiuterà anche a scegliere la location.

4) Budget

Dobbiamo capire quale budget abbiamo a disposizione e a quali spese andremo sicuramente incontro, così da poter definire meglio un budget per “varie ed eventuali” da tenere da parte e quello invece che possiamo utilizzare per rendere al meglio l’evento. Decorazioni, allestimento, catering, mezzi di trasporto, accessori e reparto tecnologico (impianti, luci, microfoni, amplificatori, proiettori ecc) tutto rientrerà nella nostra voce budget e dovrà quindi da noi essere calcolato.

5) Invitati ed Ospiti

Contrariamente a quel che si può pensare, questa voce va calcolata molto tempo prima dell’evento perché dobbiamo dare il tempo a tutti di organizzare la propria agenda. Inoltre può aiutarci per la scelta della location e la definizione del budget. Se abbiamo Ospiti in programma, e per ospiti si intende qualche personaggio in particolare che dovrà fare interventi o che invitiamo appositamente per l’evento, dobbiamo essere sicuri che abbiano tutto quel che gli serve, il trasporto per raggiungere la nostra location, il pernottamento eventuale e così via. Definire il numero degli ospiti ed invitati ci aiuterà a capire le necessità di catering, di sedute necessarie, di vivibilità del posto.

6) Organizzare una Squadra

La definizione di un Team di lavoro è fondamentale per la buona riuscita di un evento. Lo so che avere una responsabilità del genere, come quella di organizzare un evento aziendale, ci fa sentire Superman o Wonder woman, ma ricordiamoci che siamo ancora umani e per i super poteri abbiamo bisogno di ancora un po’ di tempo, e cerchiamo di distribuire i ruoli ed i vari compiti in base alle risorse umane a nostra disposizione e alle loro personali capacità, sfruttandole al meglio. Definita la squadra, accertatevi di volta in volta che i vostri “comandi” siano ben chiari e definiti, con delle tempistiche svizzere per far si che non slitti niente, almeno non a causa di una cattiva organizzazione.

7) Agenda

Definite un programma dell’evento, con una scaletta precisa od una line up in caso di interventi musicali.

Un consiglio spassionato: fate tutto ciò in maniera ordinata, con una certa programmazione ed organizzazione, cercando di creare dei file e delle cartelle ben ordinate con tutte le informazioni interne.